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提升项目管理质量的十点建议

时间:2017年09月29日 点击:

  结合工程项目审计、号损项目审计、经济责任审计、管理绩效审计、内控审计、各类专项审计等发现的项目管理问题,并结合所在单?#27426;?#26399;经济活动分析资料和上级审计机构、国家审计机关相关审计成果,对施工企?#31561;?#20309;提升工程项目管理质量的一些思考。

  目前,由于经济市场逐步?#35813;?#21270;,我国的施工企业普遍存在利润薄,稍有管理不善将面临亏损的?#32622;妗?#34429;然大部?#36136;?#24037;企业对项目的管控能力有所加强,但部分管理问题在后续项目管理中仍然存在,为进一步提高项目管理水平,增强项目盈利能力,?#25910;?#32467;合多年从事工程项目审计、亏损项目审计、经济责任审计、管理绩效审计、内控审计、各类专项审计等发现的项目管理问题,并结合所在单?#27426;?#26399;经济活动分析资料和上级审计机构、国家审计机关相关审计成果,现对施工企?#31561;?#20309;提升工程项目管理质量进行了一些思考。

  充分做好标前调查和标前测算,严格履行投标决策和审批程序,从源头上控?#21697;?#38505;

  问题:从施工企业存在的工程项目亏损情况看,出现不同程度的亏损?#32622;?#19982;工程项目投标存在较大关系,主要体现在:项目概算漏项、措施费考虑不足、临设费用?#29616;?#20559;低等。导致上述问题的主要原因是:事前未对工程项目进行深入的标前调查和标前成本测算,对招标文件研究不够深入,仓促投标;另外,为打入区域市场的政治性工程,也是造成亏损的重要原因之一。

  管理建议:施工企业在今后投标过程中,应做好现场实地考察,根据招标文件和现场实地考察情况,编制相对准确的施组和技术方案,?#38505;?#36827;行标前测算和可行性分析,合理报价,按工程项?#21208;?#20934;化管理要求严格履行投标决策程序,从源头上控?#21697;?#38505;,特别是为打入区域市场的政治性工程,应谨慎策划。

  把好分包队伍引进关,谨慎决定分包模式,确保施工安全与质量

  问题:施工企业部分工程项目亏损?#29616;兀?#38500;工程项目部自身管理原因外,亏损原因很大程度上是受分包模式及分包队伍的影响,施工过程中因引进的分包队伍不服从管理、施工能力不足、劳务纠纷?#27426;?#31561;原因,造成较大安全质量事故,加上不得不中途清退相关队伍,导致较大经济损失和信誉损失。

  管理建议:1.加强对分包单位引进前的资信调查,评估分包风险;2.根据调查结果,结合项目的具体特点和要求,因地制宜地采用合规的分包模式,要尽?#21208;?#20813;对方以我方名义直接参与施工,造成更大风险和损失;3.严把分包队伍引进关,坚持“谁引进谁负责”原则,从源头上做到对分包队伍可控;4.规范分包核算,原则上不再采用“一拖二?#20445;?#23558;成本拆分为人工费和材料费)、“一拖三?#20445;?#23558;成本拆分为人工费、材料费和机械费)的核算模式,避免因管理不到位造成更大的风险和损失;5.对确因特殊原因,必须执行“一拖二?#34180;?#19968;拖三”核算模式的项目,各项目部应提早策划,制定详细、具体的措施,派出经验丰富的项目管理团队,并加强过程监督,确保实现管理?#21208;輳?.加强分包队伍施工安全质量管控,加大责任追?#30475;?#32602;力度。施工企业安质环保部、管理稽查?#30001;?#20837;基层项目,对检查发现的问题及时下达整改通知书,并限时整?#27169;?#32553;短安全质量问题整改复查时间,各项目安质环保部门需通过对各分包队伍施工现场安全质量的?#27426;?#26816;查、复查,确保所在项目的施工安全质量在可控范围内。

  加强合同评审,控制合同风险,杜绝“点子”合同,进一步细化合同管理的奖罚激励措施

  问题:1.部分工程项目实质?#31995;摹?#28857;子”合同(即采取大包模式只收取管理费的合同)依然存在,部分项目普遍采取“阴阳”分包合同,?#23548;?#19978;是根据业主计价按比例收取管理费,存在分包队伍偷工减料未按设计施工的现象,引发审减风险,导致项目效益流失;2.部分工程项目存在分包队伍先进场后签合同、合同文本不规范、先签合同后评审、项目自主签订合同不上报上级企业审查、部分合同条款违?#35789;?#24037;企业规定(特别是分包单价超施工企业限价及批价,含税分包单价和不含税分包单价两种合同同时在一个项目出现)的现象,导致效益流失;3.施工企业沿用的合同管理办法未明确?#32423;?#22870;罚条款或者奖罚条款笼统模糊。

  管理建议:施工企业需进一步完善和细化违反合同管理的处罚标准,明确?#32423;?#22788;罚条款;各工程项目部应严格按照施工企业的合同管理办法、合同范本和项?#21208;?#20934;化管理流程,严格合同评审、审批和签订,杜绝出借资质的分包合作模式和“点子”合同,防范因合同缺陷带来损失;禁止分包单价超分包限价批价,防止给工程项目造成经济损失,若无特殊书面报告经上级企业领导审批同意的,对相关责任?#24605;?#20915;执行责任追究。

  加强履约保证金收取,确保合同的切实履行,防范债权债务风险,有效避免经济损失

  问题:施工企业的工程项目普遍存在分包合同、材料采购合同未?#32423;?#23653;约保证金和?#32423;?#20102;履约保证金但并未按合同收取的现象。在合同履行过程中,对方单位不严格履行合同,中途要求调价、补偿的现象屡屡发生,因对方未缴纳、未足额缴纳履约保证金或履约保证金极低,使得我方缺乏有效制约手段,为避免因对方不履约可能带来的更大损失,被迫接受对方的调价要求,部分单位陷入在原合同基础?#19979;?#27425;调增结算单价的恶性循?#32602;?#32473;施工企业带来了较大的经济损失。

  管理建议:各工程项目部项目经理牵头,成本副经理督促,财会部监督,强化履约保证金收取工作,制定履约保证金的专项检查和处罚措施,确保各类履约保证金收取到位,保障合同的切实履行,防范债权债务风险,有效避免经济损失。

  加强物资核销工作,特别是要加强节超原因分析工作,将节超奖?#22270;?#21169;机制落到实处

  问题:1.部分项目对物资核销的重视程度不够,认为物资核销只是走?#38382;?#20027;义,导致项目物资核销工作滞后,没有达到预期效果,没有真实?#20174;?#29289;资的采购及消耗成本。主要表现在:核销的资料不能?#35789;?#19978;报施工企业物机部、主要物资的消耗管理工作不能有力推进,造成了项目乃至上级企业的物资核销工作滞后;另外,部分项目涉及大包的部分,项目物机部未?#28304;?#21253;队伍领用的、购进的物资进行有效监管、核算,导致物资核销不全面。

  2.部分项目没有对物资消耗的节超原因进行深入分析,即使进行了节超分析的项目,仅停留在简单、不深入的表面?#38382;?#19978;,更没有提出合理化的改进方案及解决措施。

  3.对于消耗量大的主?#27169;?#22914;:钢材、水泥、混凝土等)没有进行合理的预算及限额领料,绝大部分项目很少建立物资材料库房,对运送来的物资材?#29616;?#25509;发放给分包队伍,采取“零库存”方式,“以领代耗”造成材料成本的浪费。

  4.物资核销的相关部门没有形成联动机制。在对项目进行审计中发现,大部分项目在物资核销的工作中相互推诿,认为物资核销工作只是物资部门自己的事,相关部门配合不积极,各部门之间信息不流通,?#26041;?#30340;审核敷衍了事。没有认识到物资核销工作的关联性及重要性。

  5.部分项目物资盘点?#26041;?#19981;严谨,流于?#38382;劍?#20026;应付上级检查而做的盘点表;部分项目仅物机部两名工作人员签字,无其他部门或分管领导签字,?#35789;?#34892;内部牵制制度。

  管理建议:1.积极做好限额领料及物资盘点工作。对分包队伍的材料发放必须要有项目工程技术部门出具的限量领?#31995;ィ?#35201;有计划、合理地分配物资材料而不是采购多少发放多少,充分考虑资金的流动及物资安全风险;物资盘点过程中,盘点内容不仅仅包括库存的材料还需对已领未耗的材料进行盘点,盘点的人员需包括?#20309;?#36164;管理人?#34180;?#25104;本管理人?#34180;?#36130;务稽查人员及施工现场主管人员等4人或以上现场签认。

  2.做好物资核销结果的分析工作。各项目部在月度核销报表结果出?#35789;保?#29289;资部门应会同各相关部门对出现的不合理的消耗及库存进行分析,要弄清楚物资消耗的具体原因,对于出现的问题需进行及时整?#27169;?#21046;定针对?#28304;?#26045;,使物资消耗实时处于可控状态,才能达到物资核销的目的和要求。

  3.加强物资核销工作的宣传、指导、监督及检查力度。物资管理部门应加强物资核销工作的宣传力度,使各级领?#25216;?#24037;作人员转变观念,认识到物资核销工作对于材料成本及施工成本的重要性和紧迫性。各相关部门应积极参与、共同做好项目物资核销工作。各上级物资管理部门应加大对项目的物资核销工作的指导、服务,加紧对各项目物资核销工作资?#31995;?#25910;集、整理、分析及核实工作,进一步加强物资核销工作的监督、检查力度,确保核销工作的真实性,切实控制主要材?#31995;目?#21046;工作。

  4.加强物资节超奖?#22270;?#21169;机制,应明确将这一激励机制写进分包合同条款中,防止材料成本的浪费。

  堵塞设备租赁管控漏洞,进一步完善设备使用量价管理制度

  问题:实施项目管理标准化后,各在建项目不同程度地加强了设备租赁管理,分批次下达了设备租赁限价,但审计发现,一是部分项目普遍存在设备租赁限价不全,部分设备租赁单价是否缺乏合理判断标准?#27426;?#26159;缺乏设备使用定额标准,各项目部施工过程中,随意租赁,临租设备多,有的租赁合同甚至未报上级企业审批,且?#20174;?#24037;作量挂钩,设备租赁台账不健全,设备使用的合理性无法验证;三是部分设备长期租赁,租赁费用远高于设备购置原价。造成项目设备租赁量价仍未得到有效管控,存在效益流失风险。

  管理建议:施工企业牵头组织相关部门,研究?#33539;?#39033;目施工设备租赁的量价管控措施,明确项目设备使用数量或定额标准,进一步补充完善设备租赁指?#25216;邸?#38480;价,在劳务分包量价管控的基础上,进一步完善设备量价管控机制?#27426;?#38271;期需要租赁使用的机械设备,应由项目物机部负责人发起,成本副经理组织召开专题会议,论证购买与租赁的效益性,合理?#33539;?#35774;备使用方式是采购还是租赁。

  规范周转材料、低值易耗品核算及核销管理,防止资产流失

  问题?#20309;?#35770;周转材料还是低值易耗品,各项目部普遍采用一次性计入项目部成本,未建立日常管理台账或台账不健全,计量不规范,周转材料、低值易耗品处置时未分类,处置数量、类别不清晰,个别项目部的部分周转材料、低值易耗品去向不明,甚至部分项目部的低值易耗品“公为私用”成了常态,导致资产流失。

  管理建议:项目部需进一步完善周转材料及低值易耗品管理、核算制度。1.财务部门应严格按照会计制度对周转材料、低值易耗品进行核算;2.物资管理部门应对周转材料严格进行分类管理,明确责任人,建立健全分类管理台账,设定合理的损耗率,健全核销流程,并定期与财务对账,防止资产流失;3.综合办公室应对低值易耗品建立健全管理台账,明确领用人、单位价格、使用人,对日常耗材、遗失、损坏、报废、?#24179;?#31561;情况进行及时清理,防止资产流失。

  加强税务扣缴意识,有效降低和规避税务风险

  问题:1.项目部普遍存在劳务分包发票未取得,导致列账依据不足的现象;2.在大包模式中,分包队伍自行和材料商、租赁商达成采购租赁业务,未取得材料及租赁发?#20445;?#32780;项目部对分包队伍验工计价总额中包含了材料及租赁费用;3.部分项目部仍然存在虚假发票现象;4.部分项目通过验工计价代扣分包队伍税金后,财务却?#28304;?#25187;税金后的?#27426;?#21015;账,造成故意偷税漏税行为。

  管理建议:1.在劳务分包合同?#34892;?#26126;确,分包队伍进场前需办理外经证,未办理的需开具劳务分包发票或项目部代扣;2.项目部应严格按照上级企业下达的《项目管理策划书》的要求对外进行工程分包,尽可能采?#20204;?#21253;工的方式对外进行分包,对于专业分包合同、大包合同,应在合同总价中明确材料费和人工费各自占比或金额,不仅要按合同总额代扣专业分包、大包单位流转税及附加,还应要求专业分包、大包单位按合同?#32423;?#30340;材料费比例或金额提供材料发?#20445;?#36798;到专业分包、大包模式能取得材料费发票的目的,最大限度降低税务风险;3.项目?#22438;?#26684;按《中华人民共和国发票管理办法》第22条“不符合规定的发?#20445;?#19981;得作为财务报销凭证,任何单位和个人有权拒收?#34180;?#31532;25条“任何单位和个人不得转借、转让、***”规定,杜绝虚假发票现象存在,对单笔5,000元或以上发?#20445;?#38656;形成发票真伪查询记录并建立健全台账;4.通过验工计价代扣分包队伍税金,财务部门需进行列账处理,真实?#20174;?#20195;扣税金痕迹,防范偷税漏税风险。

  加强资金管理力度,防范资金安全风险,提髙资金周转率

  问题:1.部分项目存在出借银行账户现象,替业主过账,涉及金额巨大;2.大部分项目存在大额现金支付现象,违反《现金管理暂行条例》及《现金管理暂行条例实施细则?#32602;?.部分项目未及时缴纳风险抵押金和上交资金收益,施工企业的责任成本制度执行力弱化;4.部分项目的资金支付到非合同方的第三方账户上,引发资金支付风险。

  管理建议:1.严格执行企业资金管理办法;禁止出租、出借银行账户。对已既成事实的,需向业主索取?#20449;?#20989;,并做好解释预案,防范资金安全风险;2.严格按照《现金管理暂行条例》及《现金管理暂行条例实施细则》付款,原则上除支付民工工资或福利报酬类的费用外,均应通过银行转账,禁止大额现金对外支付;3.在责任成本管理方面,(1)施工企业应及?#22791;?#39033;目下达《项目部全周期经济承包责任书?#32602;?#21450;?#22791;?#25454;项目部诉求,合理调整责任成本;(2)项目部应严格?#35789;?#24037;企业下达的《项目部全周期经济承包责任书》履约,分期或一次性缴纳风险抵押金;(3)项目应先上交资金收益,经调查确属资金困难的,再由施工企业统一调剂资金;(4)及时对项目进行责任成本考核兑现,防止因久拖未决导致项目生产积极性下降;4.禁止将项目资金支付到非合同方的第三方账户上,对于已发生或不可避免将发生的此类现象,需补充或完善资金支付书面授权委托书,防范资金支付风险。

  加强收尾项目管理,加大双清工作推进力度,确保“二次经营”取得成效

  问题:1.收尾项目工程结算滞后。收尾项目普遍存在缺乏对整个工程项目的预算执行分析资料,有的竣工资料不够完善,缺少计划性,?#27426;?#25509;受业主的结算,达不到预计工程结算的?#21208;輳?#19981;少项?#21208;?#25302;成亏损;收尾项目结算一般都要在一两年以后,有的甚至长达三年以上,致使成本费用加大,工程款难以及时收回;2.收尾结算影响施工企业“双清”工作。每年施工企业收尾项目都有大量需要完成的“双清”任务,造成“双清”任务困难的主要问题:一是业主资金紧张?#27426;?#26159;施工企业较多完工项目,审计结算迟迟下不来,没有办法收回款项;三是国务院下达的清理清收保证金文件,有些地方政府并没有实行,造成保证金无法收回;四是老项目资金回收困难。可见,“双清”工作与收尾项目的结算进度紧密相关,收款工作很大程度受结算进度影响;另一方面,对内末次清算及材料欠款需按合同支付,在资金收支过程中?#21152;?#20102;施工企业的大量流动资金。

  管理建议:1.由施工企业收?#34917;?#29702;?#34892;?#20027;责,施工企业工程部配合,督促收尾项目完善各类竣工交验资料,做到各?#26041;?#38381;合。施工企业收?#34917;?#29702;?#34892;?#21152;强对收尾项目的督促,尽早向业主报送验工计价申报表,加强与业主?#20302;ǎ?#26089;日取得末次结算结果;2.由施工企业收?#34917;?#29702;?#34892;?#20027;责,财会部配合,重点清理外部债权债务,并加强与业主?#20302;ǎ?#23613;早完成收尾结算,完成“双清”任务,缓解资金压力,确保"二次经营”取得成效。


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